تعد إدارة المهام لفريق العمل إحدى الوظائف الأساسية في إدارة المشروع , بحيث تتضمن بنية نموذجية لتقسيم العمل إلى مهام يمكن إدارتها . إن إدارة مثل هذه المهام على أساس الأولوية , يحتاج إلى التخطيط والتتبع والاختبار وإعداد التقارير , وإدارة كل الجوانب التي ينطوي عليها المشروع .
يمكن أن يساعد نظام إدارة المهام الفرد في تحقيق الأهداف , أو يساعد مجموعات فريق العمل على التعاون وتبادل المعرفة لتحقيق الأهداف الجماعية, وهنا يكمن السر في إنجاز المشاريع في الوقت المحدد .
الاشخاص الناجحون على مر العصور لم يصلوا إلى ذلك النجاح عن طريق الصدفة , لقد فعلوا ذلك من خلال جدولة وقتهم حتى يكونوا أشخاص منتجين ويصلون إلى أهدافهم. طريقة التفكير التي يتبناه هؤلاء الأشخاص هي جوهر إدارة المهام .
ما هي إدارة المهام ؟
إدارة المهام هي عملية مراقبة مهام مشروعك خلال مراحله المختلفة بدءا من التخطيط وحتى التتبع وإنتهاء بالتنفيد , من أجل ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وإنجازه في الوقت المحدد , بحيث يكون هدفك النهائي هو إكمال مهامك بنجاح . تعني إدارة مهام المشروع أيضا إدارة جميع الجوانب المهمة كالميزانية وإدارة الوقت وما إلى ذلك بشكل فعال .
إدارة المهام هي أكثر من مجرد مدير مهام يقوم بفحص العناصر الموجودة في قائمة المهام ,
إنه نظام منظم لتحديد ومراقبة وإدارة العمل أنت وفريق عملك. تتضمن إدارة المهام ما يلي :
- تتبع المهام من البداية .
- تحديد المواعيد النهائية .
- تحديد أولويات المهام .
- تعيين الأولويات إلى أشخاص مناسبين .
لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة المهام؟
في الإقتصاد الديناميكي اليوم , يمكن أن تكون إدارة الأعمال والمشاريع مهمة صعبة للغاية , في حالة عدم وجود نظام مناسب لإدار المهام وجدولتها . وربما يعد هذا سببا واضحا في أن 2.5% فقط من الشركات تمكنت من إكمال جميع مشاريعها في الوقت المحدد بنجاح . بالتالي فإن إدارة المهام تعد حلا ذكيا لتحديد أولويات المهام وإدارة الوقت والوفاء بالمواعيد النهائية.
مع عبء العمل المتزايد باستمرار , قدم يكون من الصعب حفظ الأشياء وإدارتها يدويا . على سبيل المثال إذا كنت تدير مطعما , فيجب عليك تتبع كل المهام .كتتبع المخزون اليومي لطعام وجدولة أوقات العمال وإدارتها , وما إلى ذلك .
وإذا كنت تعتقد أن إدارة كل تلك المهام سيتم من خلال تدوينها على الأوراق أو السبورات أو قوائم المراجعة أو ببساطة تخزينها في ذاكرتك , فأنت تهيئ نفسك للفشل. وشيئا فشيئا ستلاحظ إنخفاظ في الإنتاجية , وإدارة غير فعالة للمهام , والأهم من كل ذلك انخفاظ في الارباح . فيما يلي بعض المزايا الرئيسية لاستخدام برنامج إدارة المهام :
- إدارة كل شيئ من مكان واحد .
- جعل تحديد أولويات المهام أسهل .
- الوصول إلى البيانات من اي مكان وفي أي توقيت .
- مراقبة جميع المهام .
- زيادة الإنتاجية .
- تسهيل تفويض المهام .
- تحسين تعاون الفريق .
- تتبع الوقت المستغرق في المشاريع .
- توزيع عبء العمل .
- إشعار أعضاء الفريق بالمهام المتأخرة .
- أتمتة إنشاء المهام المتكررة .
- تقويم المهام لعرض مهام الفريق بأكمله .
- إضافة مهام فرعية إلى مهام أكبر .
- إنشاء مساحة عمل منفصلة لكل مجموعة .
أفضل تطبيقات ادارة المهام
1. تطبيق أنا – ANA
تطبيق ANA عبارة عن برنامج إدارة المهام عربي بامتياز , التطبيق مدعوم من قبل شركة حسوب للتقنية المتخصصة في تطوير الويب بالعالم العربي وبناء منتجات تركز على مستقبل العمل . يتيح لك تطبيق “أنا” عدد لا محدود من قوائم المهام ومشاركتها بسهولة مع فريق عملك , بالإضافة إلى العديد من الممزات والأدوات الرائعة التي تمكنك من إدارة مهامك مشاريعك في مكان واحد .
من مميزات تطبيق ANA :
- أداة متكاملة للإنجاز وإدارة المهام والوقت.
- توزيع المهام اليومية وتنسيق لوحاتك كما تشاء.
- يحوي عدة تطبيقات داخل لوحة التحكم.
- إنشاء قوائم مهام المشاريع والأهداف التعي تعمل عليها.
- حفظ ومشاركة ملفاتك وملاحظاتك بأمان.
- يمنحك إنشاء وبناء أكثر من لوحة عن اهتماماتك.
- مشاركة اللوحات مع فريق العمل.
- تقسيم المهام حسب اليوم والأسبوع والشهر.
- يوفر لك خاصية حساب الوقت من أجل قياس سرعة إنجاز المهام.
- أيضا به خدمة اصدار الأصوات الموسيقية من أجل مساعدتك على التركيز وإنجاز المهام.
2. تطبيق Todoist
تطبيق Todoist يعد هو الأخر أكثر برنامج إدارة المهام شيوعا , يستخدم ما يقرب من 20 مليون مستخدم للتطبيق, من أجل تنظيم وتخطيط المشاريع الصغرى والكبرى الخاصة بهم , Todoist برنامج لتنظيم المهام اليومية للايفون والأندرويد بامتياز , لكونه سهل الإستخدام ومتكيف مع معظم مهام العمل .
من أهم مميزات تطبيق Todoist :
- تسجيل وتنظيم المهام من بدايتها كأفكار بذهنك.
- يسهل عليك تذكر المواعيد النهائية من خلال التذكيرات وتنبيهات المواعيد النهائية.
- المداومة على العادات عبر المواعيد النهائية المتكررة.
- التعاون بالمشاريع من خلال تكليف المهام إلى الأخرين.
- ترتيب الأولويات والمهام عبر مستويات الأولوية.
- متابعة مسار تقدمك بالأعمال.
- سرعة إضافة المهام على جميع المنصات.
3. تطبيق Things
تطبيق Things يعد كذلك أقوى برنامج لإدارة المهام والمواعيد , فهو حاصل على جائزة ابل Apple للتصميم بالإضافة إلى الاف التقييمات الإجابية من المستخدمين , إنه سهل الإستخدام وغير معقد , حيث يعتبر تطبيقا متكاملا ولا نقص فيه , عيبه الوحيد أنه لا يدعم إصدارات ويندوز والأندرويد .
مميزات تطبيق Things
- واجهة مستخدم جذابة وسهلة الإستعمال.
- يمكنك إضافة ملاحظات ووضع علامة عليها وجدولتها وتقسيمها إلى خطوات أصغر.
- يحتوي على ميزة التذكيرات والتنبيهات.
- متزامن مع هواتف آيفون وأجهزة آيباد.
4. تطبيق TickTick
TickTick عبارة عن نظام أساسي متعدد الأنظمة يحتوي على مجموعة من المميزات في إدارة المهام , حيث يمكنك ترتيب المهام وتحديد موعد وإدارة الوقت والتذكير بالمواعيد وتنظيم الحياة في المنزل والعمل وفي اي مكان أخر . التطبيق مدعوم في جميع الأنظمة الأساسية (Android و iOS و MacOS و Windows و Web) .
مميزات تطبيق TickTick
- واجهة بسيطة وأنيقة.
- عدد لابأس به من خيارات التخصيص.
- من السهل إضافة المهام.
- يمكنك تعيين اي من المهام الخاصة بك على تاريخ محدد .
- تحديد إشعار لتذكيرك حتى لا تنسى أي شيء.
- عند الإنتهاء من المهمة يمكنك حدفها من القائمة بسهولة.
- ترتيب كل الأمور التي عليك القيام بها بشكل يومي.
5. تطبيق Microsoft To Do
تطبيق Microsoft To Do يعتبر إمتداد ومقدم من قبل نفس الفريق الذي قام بإنشاءه Wunderlist app . وهو تطبيق لإدارة المهام بإمتياز حيث يقوم بإنشاء قوائم المهام والتذكيرات والملاحظات لأي غرض كان , من أجل تحسين إنتاجيتك والتركيز على الأمور المهمة . التطبيق متاح لأجهزة الكمبيوتر وأنظمة الوبايل (Android & IOS).
من مميزات تطبيق Microsoft To-Do :
- سهل الإستخدام.
- يمنحك مخطط يومي مخصص مع المهام المقترحة .
- الحصول على قوائمك في أي مكان وعلى أي جهاز.
- مشاركة قوائمك مع أي شخص والعمل معا.
- إضافة ملاحظات إلى أي مهمة.
6. تطبيق Trello
برنامج Trello هو برنامج من إنتاج شركة “Fog Creek Software” وهي من أضخم الشركات في تصميم برامج إدارة الأعمال , وهو برنامج رائد في إدارة المهام , حيث يمكنك من إدارة المشاريع وتنظيم المهام وبناء تعاون جماعي , وكل ذلك في مكان واحد . لهذا سواءا كنت تخطط لمشروع ما , أو تدير اجتماعات أسبوعية , أو توظيف موظفا جديدا, فإن Trello يعد خيارك الأنسب .
من مميزات تطبيق Trello:
- إدارة المشاريع والمهام والإجتماعات والمزيد.
- إمكانية إنشاء المهام وتحديثها من أي مكان.
- المشاركة والتعاون مع فريق العمل.
- يحتوي على إشعارات فورية لإبقائك على إطلاع دائم , حتى أثناء التنقل.
نصائح ومهارات في إدارة المهام
تتطلب إدارة المهام الكثير من الجهد , لذلك من المهم امتلاك المهارات اللازمة لإدارة المهام حتى تتمكن أنت وفريق عملك من أداء أفضل. تسمح مهارات إدارة المهام الصحيحة للفرد بمراقبة مهام الفريق من زاوية مختلفة مما يساعد في القدرة على الإنتاجية والتخطيط للمستقبل .
موازنة عبء العمل ومهارات إدارة المهام لا يرتبط فقط بمدير المشاريع أو الرؤساء , بل يجب الإعتماد عليها أيضا في كل مستوى وخاصة العمل في الفريق , إذا لم يكن الأمر كذلك , فقد يؤدي دلك إلى عواقب وخيمة على المشروع . فيما يلي 6 نصائح مهمة لإدارة المهام التي من الممكن أن تجعلك على الطريق الصحيح :
1. إنشاء قوائم المهام
تعد قوائم المهام طريقة رائعة للتبع مهام وأنشطة مختلفة , فهي تساعدك على البقاء منضبطا ومركزا على أهدافك اليومية . تكمن المشكلة في أن قوائم المهام لدينا غالبا ما تكون غير منظمة وغير مرتبطة بالعمل الذي يتم إنجازه . نتيجة لذلك ستجد نفسك محاصرا بالعمل حول مهام زائدة عن الحاجة .
لإنشاء قوائم المهام يمكنك الإستعانة بأحد التطبيقات الرائعة التي ذكرناها لك في الأعلى و التي ستساعدك في تنظيم قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها . عموما إنشاء قوائم المهام ليس علما معقدا . ما عليك سوى اتباع هذه النصائح :
- قم بتدوين المهام الأساسية والثانوية.
- تناول الأشياء المهمة أولا ثم تلك التي ليست عاجلة.
- قم بتقسيم المهام المعقدة إلى مهام فرعية قابلة لتحقيق ( تساعدك هده الطريقة على اكتساب فهم أفضل للمهام , ويمنحك شعور بالثقة عند إنجاز المهام الاصغر ).
- حدد وقت مناسب لكل مهمة.
2. جدولة المهام الخاصة بك
تعد جدولة مهامك أمرا بالغ الأهمية للحفاظ على عبء العمل والمساعدة على تنفيد المهام الأساسية والثانوية بالشكل الصحيح , ومع دلك يواجه الكثيرون صعوبة في استخدام وقتهم بكفاءة على مدار اليوم , رغم أن لدينا جميعا نفس الأربعة والعشرين ساعة كل يوم . لهذا السبب من المهم معرفة كيفية جدولة وقتك بشكل صحيح.
لماذا الجدول اليومي مهم؟
يجب أن تدرك أن الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا شراؤه , لكن للإسف غالبيتنا يضيعه ويستخدمه بشكل غير فعال ومنتج. من هنا تظهر أهمية جدولة يومك والتخطيط الجيد لتحقيق أقصى استفادة من وقتك .
يساعدك الجدول اليومي في تحديد أولوياتك ورغباتك واحتياجاتك بكفاءة ويوفر لك هيكلا لدعم إنتاجيتك . إليك فيما يلي بعض المزايا الهامة للجدولة اليومي :
- تلبية جميع الأهداف اليومية.
- زيادة الإنتاجية.
- التخلص من التسويف.
- تكوين عادات صحية.
- تحقيق التوازن بين العمل وأمور الحياة الأخرى.
كيف أقوم بإنشاء جدول يومي؟
جدولة المهام تعد مهارة مهمة في إدارة المهام, لهذا إذا كنت ترغب في إنشاء جدول يومي قوي وفعال يلبي لك كافة الإحتياجات الخاصة , فاتبع الخطوات التالية:
- اكتب كل مهمة سواءا كانت شخصية أو مهنية تريد إنجازها.
- تحديد الأولويات اليومية حسب الرغبات والاحتياجات.
- راجع قائمتك وحدد التكرار الذي تريده أو تحتاجه لإكمال مهامك.
- حدد ما إذا كانت هناك مهام متشابهة يمكنك تجميعها وإنجازها معا.
- قم بعمل مخطط أسبوعي وملئه بالاحتياجات الشخصية والعملية.
- تحسين المهام الخاصة بك من خلال مراجعة جدولك الأسبوعي وتحديد ما إذا كانت هنالك
- مجالات أو مهام يمكنك تحسينها, من أجل توفير الوقت.
- ترتيب المهام من خلال إنشاء جدول زمني لكل ساعة لمهام كل يوم , بحيث كلما استغرقت المهمة وقتا أطول من المتوقع فستظل قادرا على الحفاظ على جدولك الزمني.
3. كن مرنا
المرونة هي مهارة مهمة يجب عليك إتقانها, سواءا كان ذلك عن طريق امتلاك القدرة على التغلب على التوتر أو ببساطة التكيف مع التغيرات بسرعة, إنها العنصر الوحيد الدي يضمن الإستمرارية من خلال تحديات غير مسبوقة وتسمح لنا بحل المشاكل أو المهام الغير متوقعة بشكل فعال.
تعد المرونة في مكان العمل أمرا محوريا بالغ الأهمية , حيث تمنحك :
- القدرة على التكيف مع الغيير.
- إدارة ما هو غير متوقع.
- البقاء في العمل.
- الرضا عن الحياة.
4. قسم مهمة كبيرة إلى أجزاء أصغر
عندما تواجه مهمة كبيرة , من الجيد تقسيمها إلى أجزاء صغيرة تكون أكثر قابلية للإدارة. بالتالي يصبح من الأسهل القفز إلى إنجازات أكبر بعد الانتهاء من المهمة الأصغر , يساعدك هذا على التخلص من المماطلة والحفاظ على الإنضباط والإنجاز. إذن لضمان نجاح عملك من الضروري تقسيمه إلى مهام اصغر يمكنك إكمالها على مدار الأسبوع.
كيفية تقسيم مهمة كبيرة إلى مهام صغيرة؟
لتقسيم مهمة كبيرة إلى مهام أصغر اعتمد على الطريقة التالية:
أحضر ورقة مقاس وابدأ برسم دائرة في منتصف الورقة , واكتب داخل الدائرة المهمة التي ترغب في إنجازها , بعدها ارسم خطوطا تخرج من الدائرة تؤدي إلى وصف كل مهمة تحتاج إلى تحقيقها . إذا وجدت أن المهام الأصغر لا تزال صعبة وغير قابلة للإدارة , فتابع باستخدام نفس النظام , ارسم دائرة أخرى حولهم ثم ارسم المزيد من الخطوط التي تؤدي إلى وصف ما تحتاج إلى تحقيقه لتحقيق الأهداف الأصغر.
5. ركز على مهمة واحدة في كل مرة
من الطبيعة البشرية محاولة القيام بأشياء متعددة في ان واحد . ما ينتهي بهم في أغلب الأوقات بعدم القيام بأي شيء على الإطلاق. لهذا يعد التركيز على مهام متعددة أمرا صعبا , يجعلك اقل تركيزا وفعالية , خاصتا أننا نواجه اليوم العديد من عوامل التشتيت والإشعارات والتنبيهات التي تتنافس جميعها على جذب انتباهنا .
التركيز على مهمة واحدة يمكن أن يساعدك على إنجاز المهام بشكل أسرع وبجودة أعلى من محاولة القيام باشياء متعددة في وقت واحد . فيما يلي بعض مزايا التركيز على مهمة واحدة :
- المحافظة على الطاقة.
- تحسين الإنتاجية.
- زيادة قوة الإلتزام والإنضباط الذاتي.
- تحسين مستوى الإنتباه.
- الشعور بالسعادة.
6. القيام بالمهام الصعبة أولا
ربما سمعت دات مرة مقولة الكاتب الشهير مارك توين ” قم بأكل ضفدع حي في الصباح ولن يحدث أي شيء أسوأ لك بقية اليوم” . الضفدع هوذلك الشيء القبيح والمثير للاشمئزاز في قائمة مهامك والذي تريد تأجيله إلى وقت لاحق من أي شيء أخر . إنه الشيء الأهم الذي يجب أن تقوم به أولا ومع ذلك ليس لذيك دافع مطلق للقيام به.
لنفترض إذا كان لديك 10 مهمات يجب عليك القيام بها , وقمت بتأجيل المهمة الوحيدة التي لا تعجبك, والتي لا يزال عليك القيام بها في النهاية . وأنجزت المهام 9 الأخرى السهلة والبسيطة . فإن المهمة المنفردة والصعبة التي بقية ستثقل كاهلك لا محال , وستستنزف حماسك وتضعف حافزك. على عكس ذلك , إذا قمت بها أولا , فإن المهام الأخرى سيكون من السهل إنجازها.
القيام بالأشياء الصعبة أولا يتطلب أكبر قدر من التركيز, بالتالي يفضل أن يكون ذلك بعد الإستيقاظ , لأن هذا هو الوقت الذي يكون فيه معظم الناس أكثر تركيزا . في وقت لاحق من فترة بعد الظهر , يمكنك القيام بالمهام العادية والبسيطة التي لا تتطلب الكثير من الإهتمام .
7. كافئ نفسك عند الانتهاء من مهمة
من المهم أن تكافئ نفسك وفريقك بمجرد إكمال مهمة أو هدف رئيسي . لماذا؟ لإنه من خلال مكافأة نفسك باستمرار سيثير عقلك مشاعر إيجابية , مما يؤدي إلى إدراك ان جهودك تؤدي إلى مكافأة إيجابية . سيبدأ عقلك تدريجيا بربط المتعة بإنجاز المهام وتحقيق الأهداف.
إذا لاحظت ان هذه الطريقة يتم تنفيدها على الأطفال . فعندما كنت طفلا صغيرا , اعتاد والدي على إخراجي لتناول الأيس كريم إذا ما أكملت مهمة كبيرة تم تكليفي بها , بالتالي كان الأيس الكريم بالنسبة بمثابة حافز يدفعني لإنجاز المهام . إنها الإستراتيجة الأكثر شهرة لإنجاز الأشياء , بالتالي يمكنك استخدام نفس المبدأ لمكافأة نفسك.
خلاصة إدارة المهام
يجب أن تعرف عزيزي القارئ أن أهمية إدارة المهام تلعب دورا كبيرا في الحفاظ على تنظيم المهام والحفاظ على نمو المشروع واستمراريته . وكل ما ذكرناه من نصائح في إدارة المهام يتطلب منك الصبر والممارسة لإتقانها , بالتالي بمجرد التخيط لها بالشكل الجيد ستساعدك لا محال في التعامل مع المهام بشكل أكثر كفاءة .
